去年の7月、グエン・スアン・フック首相は、国家文書データベースの法的基盤として政府機関の間の電子文書の送付と受け取りに関する決定28号に署名しました。この決定は、政府運営のデジタル化を促進させることが狙いで、スマートで現代的な行政に向けての国家文書データベースの構築に基盤を作りました。

決定28号に基づいて、政府事務局は行動計画を作成し、国家文書データベースの構築を精力的に進めました。このデータベースが試験的に展開された期間における2019年の1月だけで、国家文書データベースを利用して送付した受け取ったりされた文書は、3万部にのぼっています。文書の送付スピードや、安全性、保管、処理などすべての面は素晴らしい結果を見せています。

また、国家文書データベースが開設された前、政府関係機関は、様々な文書管理ソフトウェアを使用していましたので、このデータベースの開設により、ソフトウェアの著作権や管理などに必要な経費が無くなり、大きな節約になっているだけでなく、文書管理の統一性を高めていると評されています。

そして、国家文書データベースは電子政府づくりにおいて重要な一歩なので、政府をはじめ、政府関連機関の会議を縮小する効果もあります。現在、政府は毎月、月例会議を3日間で行っていますが、電子政府づくりにより、1日間に縮小される見込みです。

さらに、フック首相は、今年の末をめどに国家文書データベースを公共サービスポータルサイトに結合しなければならないと指示しており、電子政府づくりを加速させる決意を示しています。